Platforma za članstvo najvećeg studentskog sportskog kluba u Zagrebu
Upisi, članarine, evidencija dolazaka i status članova za dvanaest sekcija, u jednoj aplikaciji koju je klub koristio trinaest godina — kroz potpunu promjenu tehnologije, bez ijednog izgubljenog zapisa.
Izazov
SUBOS vodi dvanaest sportskih sekcija u studentskoj sportskoj dvorani Martinovka u Zagrebu, a svakog semestra tisuće studenata se upisuju, plaćaju članarinu i dolaze na treninge. Sve je to živjelo na papiru i u tablicama: tko je član, tko je platio koju sekciju, tko je došao na trening i tko je tiho prestao dolaziti. Klubu je trebao sustav koji tajnik i treneri mogu voditi sami i koji će raditi godinama uz proračun neprofitne udruge.
Naš pristup
Aplikaciju smo gradili oko tri stvari koje klub radi svaki tjedan: upisuje, naplaćuje članarine i evidentira dolaske. Javni upisni obrazac generira potpisani upisni list kao PDF, tajnik radi iz jednog sučelja s članovima, sekcijama, izvještajima i izvozima, a treneri dolaske bilježe iz vlastitog dijela po sekciji i terminu. Članarine su modelirane po mjesecu i sekciji, opomene se šalju automatski, a članarina se može i oprostiti. Zakazani posao članove premješta između statusa aktivan, pasivan, bivši i neregistriran, pa je status uvijek točan. Kad je izvorni stack 2017. zastario, aplikaciju smo prepisali na suvremeni framework i podatke preselili u novu bazu bez prekida rada.
Rezultati
Klub je dobio jedno mjesto na kojem se upisi, novac i dolasci međusobno slažu, i koristio ga trinaest godina, sve do 2026. Do kraja 2019. baza je sadržavala više od 30.000 evidentiranih dolazaka na treninge u dvanaest sekcija — sve je to unio sam klub, bez nas.
Što smo napravili
- Prvu verziju izgradili smo 2013., s admin dijelom, dijelom za trenere i javnom stranicom za upis
- Godine 2017. sustav smo prepisali na suvremeni framework i podatke preselili u novu bazu, zadržavši svakog člana, uplatu i dolazak
- Napravili smo javni upisni obrazac sa zaštitom od spama, koji generira potpisani upisni list kao PDF i šalje ga kandidatu mailom
- Izgradili smo sučelje za administratora i tajnika: članovi, sekcije, izvještaji, CSV i Excel izvoz, blokiranje i skupno slanje mailova članovima
- Napravili smo dio za trenere, u kojem se dolasci evidentiraju po sekciji i terminu, uz filtre i sortiranje
- Članarine smo modelirali po mjesecu, sekciji i članu, s automatskim opomenama mailom i postupkom za oprost članarine
- Promjene statusa člana — aktivan, pasivan, bivši, neregistriran — stavili smo na zakazani posao, pa više nisu ovisile o tome hoće li se netko sjetiti
- Produkciju smo vodili trinaest godina: mailovi u redu čekanja na pozadinskim workerima, cache, praćenje grešaka i noćna sigurnosna kopija baze